fbpx
Een gedeelte van het logo van Whydonate. Alleen het beeldmerk.

Hoe schrijf je een krachtige en effectieve e-mail waarin je om een donatie vraagt?

Non-profitorganisaties bereiken via de digitale kanalen meer mensen dan ooit tevoren. Hoewel sommige experts tijdens de hausse op de social media erg snel waren om te verklaren dat e-mail haar beste tijd had gehad, zegt de data echter iets anders.

E-maillijsten groeiden met 11%, een groeipercentage dat werd overtroffen door de groei van grote social mediaplatformen (Facebook 13%, Twitter 15%, Instagram maar liefst 44%). – mrbenchmarks

Hoewel in 2017 de opbrengst per e-mail met 24% steeg en goed was voor 28% van alle online donaties, liep het percentage geopende mails en het percentage doorklikken voor fondsenwerving en publieke ondersteuning terug.

De realiteit over hoe non-profitorganisaties vooruitgang kunnen boeken is echter gecompliceerd. E-mails over fondsenwerving zijn namelijk moeilijk ‘goed’ te krijgen. En wat ‘goed’ is, kan uiteindelijk in termen van winst en in termen van doelgroepsegmenten sterk variëren.


Waarom zou je voor fondsenwerving via e-mail kiezen?

A. Ze zijn gratis/betaalbaar

E-mailmarketing is voor kleinere non-profitorganisaties (of non-profitorganisaties met kleinere e-maillijsten) over het algemeen gratis. Zelfs wanneer je e-maillijst in omvang groeit, blijft e-mailmarketing vooral in vergelijking met sommige van de andere fondsenwervingsmethoden (bijvoorbeeld fondsenwervende evenementen) zeer kosteneffectief.

E-mailmarketing is de allerbeste marketing met een ROI (return on investment) van 4400% wat inhoudt dat voor elke bestede dollar $ 44 wordt opgehaald. www.campaignmonitor.com

B. Ze zijn gemakkelijk te verzenden en leveren snel resultaat

De populairste e-mailmarketing diensten, zijn vrij eenvoudig en intuïtief – de meeste vereisen niet dat je ook maar een enkele coderegel kent. Professioneel ontworpen sjablonen, de functie kopiëren en plakken en andere eenvoudig te gebruiken editors hebben het verzenden van e-mails gemakkelijker dan ooit gemaakt.

Ze zijn ook snel te leveren. Jouw non-profitorganisatie kan sneller klanten, donateurs, supporters en vrijwilligers werven, dan welke andere methode dan ook.

C. Ze zijn veelzijdig

E-mails zijn niet alleen een geweldig hulpmiddel voor online fondsenwerving, maar geven ook informatie, mobiliseren vrijwilligers, promoten vacatures en vergroten je zichtbaarheid.

email fundraiser

Hoe schrijf je krachtige e-mails voor fondsenwerving?

Er bestaat geen echte formule voor het schrijven van e-mails, die garant staat voor succes, maar we hebben onze beste tips verzameld voor het schrijven van e-mails, die een goede kans maken:


1. Sorteer je database

Door jouw donateurs te segmenteren en jouw e-mailmarketing op verschillende segmenten te richten, kun jij de retentie van donateurs en de donaties verhogen.

Er zijn verschillende manieren waarop je je donateurs kunt segmenteren. Een aantal van de meest voorkomende segmenten zijn leeftijd, de omvang van de donatie, de laatste donatiedatum en de frequentie van donaties.

De indeling van donateurs is vooral gericht op het verstrekken van relevante content aan kleinere groepen donateurs. Het voorkomt dat jouw donateurs het frustrerende gevoel ervaren dat jouw content en communicatie voor hen persoonlijk niet relevant is.

Door jouw donateurs te segmenteren, kun je jouw toon en informatie aanpassen en kun je je donateurs aanmoedigen om met jouw non-profitorganisatie samen te werken op een manier die bij hen past. Een donateur, die de afgelopen maanden en jaren herhaaldelijk aan jouw organisatie heeft gegeven, moet een andere e-mail ontvangen dan iemand die zojuist jouw e-maillijst heeft ondertekend. Segmentatie helpt ook om vertrouwen op te bouwen en stelt jouw non-profitorganisatie in staat om gegevens te gebruiken om jouw donaties strategisch te laten groeien.

Terwijl je hiermee bezig bent, moet je er ook voor zorgen dat elke e-mailabonnee uitdrukkelijk toestemming geeft om te worden opgenomen op jouw lijst (geverifieerde opt-in) en je moet de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid bijwerken. Bekijk na het versturen van jouw e-mailnieuwsbrieven of e-mailcampagnes je soft en hard bounces. Als je veel bounces krijgt of als je openings- en klikpercentages laag zijn, moet je je e-maillijst opnieuw evalueren.


2. Maak een krachtige onderwerpregel

35% van de e-mailontvangers opent een e-mail op basis van de onderwerpregel.

Een geweldige e-mail voor fondsenwerving is niet echt zo geweldig als deze niet wordt geopend. Daarom is het van essentieel belang om een onderwerpregel te maken, die ervoor zorgt dat jouw e-mails opvallen in de inbox.

Hier zijn enkele tips om de onderwerpregels van jouw fondsenwervende e-mails te verbeteren:

  •       Houd de onderwerpregels kort, bij voorkeur 4-15 tekens.
  •       Creëer met woorden zoals ‘urgent’ en ‘belangrijk’ een gevoel van urgentie.
  •       Houd het nauwkeurig. Hoewel je zeker heel creatief kunt worden met je onderwerpregels, moeten ze altijd betrekking hebben op de content van de e-mail. Misleidende en bedrieglijke onderwerpregels zijn niet toegestaan en zijn in sommige landen zelfs verboden.
  •       Intrigeer je lezers of stel een vraag – dit kan jou helpen om het openingspercentage te verhogen.
  •       Probeer de onderwerpregel te personaliseren door de voornaam van het contact te gebruiken.
  •       Neem de naam van de afzender op.
  •       Test op verschillende dagen en op verschillende tijden van de dag en vergeet niet om veel A/B-testen uit te voeren om te bekijken wat het beste presteert.
  •       Probeer het woord ‘wij’ te vermijden. ‘Wij’ is een gezichtsloze entiteit en ‘ik’ is een persoon die met ‘jou’ en ‘mij’ wil praten.
  •       Gebruik rijm, lijstjes, alliteraties en meer. Deze presteren goed. Maar bedenk vooral wat anders en wees creatief.

Tip van een deskundige:

MailChimp ontdekte dat de volgende woorden slecht waren voor de openingspercentages:

  •       Ondersteuning
  •       Herinnering
  •       Procent korting

3. Zorg dat je format goed is

Onze aandachtsspanne wordt steeds korter. Erg weinig mensen lezen lange, uitgebreide e-mails, zelfs als ze geweldig zijn. De meeste mensen scheren over de inhoud. Bovendien is de tijd, die een gemiddelde gebruiker nodig heeft om een oordeel te kunnen vellen, 50 milliseconden – nog niet eens één volledige seconde!

Bovendien is het belang van goed geformatteerde e-mails groter dan ooit, nu steeds meer gebruikers overgaan op mobiel.

Meer dan de helft van e-mails wordt gelezen op een mobiel apparaat. En sommige onderzoeken beweren zelfs dat dat aantal nog hoger ligt.

Hier zijn enkele tips om jouw fondsenwervende e-mail goed geformatteerd te krijgen:

  •       Houd het kort, slecht een paar alinea’s – het liefst twee of drie.
  •       Beperk de alinea’s tot 2-3 zinnen.
  •       Kies beschrijvende koppen en subkopjes met actieve werkwoorden en levendige zelfstandige naamwoorden. Deze zullen de aandacht van jouw supporters trekken en hen aansporen om de tekst daadwerkelijk te lezen.
  •       Maak het bericht in je voorbeeldfragment zorgvuldig.
  •       Zorg ervoor dat de e-mail voor fondsenwerving er goed uitziet op mobiele schermpjes – de tekst moet groot genoeg zijn om gemakkelijk te lezen en alle links moeten gemakkelijk klikbaar zijn.
  •       Zorg ervoor dat jouw e-mail voor fondsenwerving niet overvol is en dat de onderdelen omgeven zijn door veel ruimte.
  •       Kies één lettertype en blijf erbij.
  •       Beperk jezelf tot drie kleuren, houd de achtergronden licht en gebruik de kleuren alleen als accenten.
  •       Gebruik grote en gewaagde beeldspraak in je fondsenwervende e-mail om onmiddellijk jouw contacten te betrekken en ze in te zetten.
  •       Vermeld altijd het logo van jouw organisatie in de kop van de e-mail.
  •       Neem de contactgegevens van jouw organisatie op in de voettekst en in de afmeldoptie.

Tip van een deskundige:

Zorg ervoor dat jouw donatiepagina ook voor mobiel is geoptimaliseerd, zodat jouw donateurs niet worden geconfronteerd met een gecompliceerd, moeilijk te hanteren formulier.


4. Vertel een meeslepend verhaal

Een goed verhaal is vaak de basis van een succesvolle e-mail om fondsen te werven. Mensen zijn ‘geprogrammeerd’ om op verhalen te reageren.

Verhalen hebben altijd een belangrijke rol in de geschiedenis van de mensheid gespeeld. We gebruiken al duizenden jaren verhalen om kennis over te brengen, te onderwijzen, ervaringen te delen en om contact met anderen te maken.

Uit onderzoek aan de Stanford University is gebleken dat we informatie beter onthouden wanneer het wordt overgebracht als onderdeel van een verhaal (namelijk tot wel 22 keer beter dan alleen feiten).

We onthouden niet alleen beter verhalen dan feiten, maar ze roepen ook emoties op en laten ons in actie komen. Dit is de reden waarom storytelling een ongelooflijk krachtig hulpmiddel is voor non-profitorganisaties – die natuurlijk geen tekort hebben aan boeiende verhalen om te vertellen. Door het vertellen van verhalen krijgt de lezer een kijkje in jouw wereld en dat herinnert hen eraan waarom jouw missie zo belangrijk is.

Hier zijn een aantal manieren waarop je in je e-mail over fondsenwerving verhalen kunt vertellen:

– Vertel een verhaal dat een hart onder de riem steekt. Hier is een voorbeeld van een dergelijk verhaal over Charity: water.

– Maak gebruik van een protagonist, een held. Het is gemakkelijker om je te verbinden met een persoon die een naam heeft dan met een anonieme groep mensen (bijvoorbeeld arme mensen in Somalië).

– Gebruik eenvoudige, menselijke taal. Blijf uit de buurt van het vakjargon.

– Gebruik overtuigende beeldmateriaal, die bij het verhaal passen.

– Vertel verhalen die direct de impact van de bijdragen van jouw donateurs weergeven. Vertel hen precies hoe het geld zal worden gebruikt en wat de uitkomst van hun donatie zal zijn.

– Leid je lezers langs de emotionele route van het verhaal.

– Schilder met je woorden een mentale afbeelding en doe een beroep op alle zintuigen. We spiegelen de ervaringen van anderen, hetzij door zien, horen of lezen.

– Zorg ervoor dat jouw e-mail de vragen beantwoordt: waarom zou ik me erom bekommeren? Hoe kan mijn donatie helpen? Wat wil je dat ik doe/hoe kan ik helpen?

– Focus op een specifiek programma of initiatief. Vermeld geen informatie over alles wat je doet in één e-mail.

Story telling fundraising


5. Gebruik één enkele call-to-action

Het gebruik van een enkele call-to-action betekent niet dat je dit slechts eenmaal in de e-mail vraagt. Veel experts in fondsenwerving bevelen zelfs aan om het de lezers drie keer te vragen.

Verwar je lezers echter niet. Als het je doel is om fondsen te werven, vraag je lezers dan ook niet om zich in te schrijven voor een evenement, om vrijwilligerswerk te gaan doen en om je blog te gaan lezen.

Vraag op verschillende manieren.

Je kunt bijvoorbeeld een prominente knop ‘doneren’ toevoegen aan je e-mail, die jouw lezers naar jouw donatiepagina leidt of naar jouw pagina linkt.

Bovendien wil je niet dat jouw ontvangers jouw e-mail voor fondsenwerving lezen en zich afvragen waar het eigenlijk om gaat. Draai niet om de hete brei heen en stel je vraag indien mogelijk in de eerste twee alinea’s,. Als je te lang wacht, gaan veel van je lezers gewoon door naar de volgende e-mail in hun inbox.

Tip van een deskundige:

Volgens het resultaat van 42 onderzoeken gecombineerd in een meta-analyse met meer dan 22.000 deelnemers bleek dat als je mensen de keuze geeft om niet te doneren, de kans bijna verdubbelt dat ze wel zullen doneren. Vraag je lezers om te doneren en voeg vervolgens een variatie toe van de volgende zin: “Maar je bent vrij om een van beide te kiezen”.


6. Laat een tastbare impact zien

Het maken van een verhaal en een emotioneel verhaal brengt met zich mee dat je je lezers een probleem voorstelt (mogelijk door een verhaal van één persoon), een oplossing (waarschijnlijk de dienst van jouw organisatie) en hen uitnodigt deel uit te maken van de oplossing (oproep tot actie).

Om je lezers echt te laten doneren, is het belangrijk om duidelijk te laten zien hoe hun donaties een verschil gaan maken. Koppel de donatiebedragen aan specifieke uitkomsten/resultaten.

Millennials zullen zeer waarschijnlijk of waarschijnlijk stoppen met doneren als ze niet weten of de donatie impact heeft (78%), de organisatie te vaak om ondersteuning vraagt (73%) of als ze geen persoonlijke connectie met organisatie voelden (72 %).

Om jouw donateurs te motiveren om te geven, laat je hen door middel van specifieke voorbeelden zien wat hun donaties kunnen bereiken. Laat hen zien dat €50,- kan helpen bij het kopen van schoolbenodigdheden voor een student uit een gezin met een laag inkomen of dat €200,- het materiaal levert dat nodig is om een rivieropruiming te organiseren.


7. Creëer een effectieve afsluiting

Eén van de grootste uitdagingen bij het schrijven van krachtige fondsenwervende emails is de toon.

Het kan heel moeilijk zijn om een evenwicht te vinden tussen het gedetailleerd beschrijven van de gevolgen van niet handelen (bijv. “Zonder donaties zoals die van jou zullen meer kinderen het zonder voedsel en schoon water moeten doen.”), wat schuldgevoelens kan veroorzaken en de lezers kan ontmoedigen om te geven en een positieve en een opbeurende toon.

Bedank je donateurs op voorhand en vertel hen opnieuw waarom hun bijdrage ertoe doet.

Tijdens de afsluiting moet je bijzonder zelfverzekerd zijn over waarom je om donaties vraagt. Dit is het moment om echt contact te maken en afgestemd te zijn op je donateur.


8. Maak het gemakkelijk om te doneren

Aangezien het belangrijkste doel van een fondsenwervende e-mail is om fondsen te werven, is het essentieel voor jouw lezers om te doneren.

Zelfs als jouw e-mail perfect was gemaakt en jouw oproep tot actie inspirerend en aantrekkelijk was, als jouw lezers jouw oproep tot actie en jouw donatieproces ingewikkeld of verwarrend vinden, zul je ze verliezen. Als het moeilijk is om een website te lezen en om ermee te werken, laat staan een donatie te doen, zullen gebruikers het opgeven voordat ze zijn begonnen.

Door een online donatiesysteem zoals Whydonate te gebruiken, garandeer je aan jouw donateurs een zorgeloos, geoptimaliseerd donatiesysteem – wat resulteert in meer donaties. De donatiepagina’s van Whydonate zijn eenvoudig, mooi en volledig aanpasbaar. Als systeem is Whydonate veilig en beveiligd en veel goedkoper dan andere hulpmiddelen op de markt. Whydonate biedt tal van andere functies die je kunnen helpen om meer geld op te halen voor jouw non-profitorganisatie. Hier zijn er een paar:

  •       Voorgestelde donatiebedragen met beschrijvingen, om jouw donateurs een goed gevoel te geven omdat zij dan weten waaraan zij gaan bijdragen.
  •       Gepast donatieprogramma voor de werkgever.
  •       Terugkerende donatie opties. Plaats een optie voor herhaaldelijk doneren op jouw formulier om hogere retentiepercentages te zien.
  •       Optimalisatie voor desktopcomputers, mobiele telefoons en tablets.
  •       Donaties accepteren op jouw Facebook-pagina.
  •       Donatie ‘thermometer’ om meer donaties aan te moedigen.
  •       Meerdere betalingsgateways (iDeal, CreditCard, PayPal en nog veel meer betaalmethodes).

En nog veel meer!

Tip van een deskundige:

Door jouw donateurs de mogelijkheid te bieden om zich aan te melden voor een programma voor terugkerende donaties, is dit een geweldige manier om jouw donaties een boost te geven. Het helpt jouw non-profitorganisatie ook om betere financiële projecties te maken en in overeenstemming daarmee te plannen.


9. Volg en evalueer jouw e-mails

Het verzenden van een e-mail voor fondsenwerving is slechts de helft van het werk. Wat er daarna komt is minstens zo belangrijk.

Het bijhouden van enkele essentiële KPI’s (key performance indicators) voor e-mail is cruciaal als je wilt weten of jouw e-mails over fondsenwerving succesvol zijn of niet en waaraan je moet werken om hun effectiviteit te vergroten.

Hier zijn enkele KPI’s die je kunt volgen:

  •       Bezorgpercentage (het percenage van jouw e-mails dat hun bestemming bereikt);
  •       Afmeldpercentage (het percentage ontvangers dat zich afmeldt voor jouw verzendlijst)
  •       Openingspercentage (het percentage ontvangers dat een e-mail van jouw organisatie heeft geopend)
  •       Doorklikpercentage (het percentage ontvangers dat op een link, die jij in de e-mail hebt geplaatst, klikt)
  •       Conversiepercentage (ongeacht of de persoon, nadat deze op de link in jouw e-mail heeft geklikt, de actie heeft voltooid. Voor e-mails over fondsenwerving is dit meestal een donatie)

Als je geïnteresseerd bent in andere digitale KPI’s, die jouw non-profitorganisatie moet bijhouden, klik je hier om ons artikel te lezen.

Email fondsenwerving analytics

Tip van een deskundige:

Vergeet niet om dankbaarheid voor de donaties te tonen. Dit toont aan dat jouw organisatie waardering heeft voor de steun van jouw donateurs en dat zij hoe dan ook gewaardeerd worden. Er zijn veel manieren om je donateurs te bedanken, nadat zij een bedrag hebben overgemaakt:

  •       Het verzenden van een follow-up bedank e-mail;
  •       Een mooi bedankkaartje sturen;
  •       Zet één of meerdere van jouw donateurs in het zonnetje op de social media platformen;
  •       Nodig een donateur uit voor een speciaal evenement of geef ze een geschenkje.

 


Conclusie

Het maken van een krachtige e-mail voor fondsenwerving is hard werken. Jouw doelgroep segmenteren, de juiste berichten voor elke doelgroep kiezen, het juiste beeldmateriaal selecteren, de beste woorden gebruiken, zorgen dat de toon klopt – er is zo veel om te overwegen.

Hoewel het implementeren van de professionele procedures en de tips, die we hierboven hebben gedeeld, jouw organisatie op het juiste pad kan brengen, is de realiteit echter: er bestaat geen echte formule voor de perfecte e-mail voor fondsenwerving. Elke donateur is anders en elke situatie is uniek.

Vergeet niet dat het absoluut cruciaal is om elke tip te testen en jouw fondsenwervingsstrategie voor de e-mail dienovereenkomstig bij te werken. Dit proces te herhalen, is de enige manier om echt te weten wat het beste werkt voor jouw non-profitorganisatie.

Bekijk voor meer tips onze meest recente en populairste blogs voor non-profitorganisaties, zodat jij op de hoogte bent van de nieuwste informatie en tools voor de non-profitsector.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Fill out this field
Fill out this field
Geef een geldig e-mailadres op.
Je moet de voorwaarden accepteren voordat je het bericht kunt verzenden.

Menu
Top